WiKi MONITORING PangeaWeb

WiKi

WiKi MONITORING PangeaWeb

WiKi

Типовые обязанности

WiKi

Документация

Роли пользователей

Основные роли пользователей системы.

Заказчик (представитель заказчика)

Техник

Куратор

ИК

Информационный координатор

РО

Руководитель отдела ТО

РД

Руководитель департамента ТО

РК

Руководитель компании

Виды работ (пример)

ТО

Техническое обслуживание

РВ

Ремонтно-восстановительные работы

Аудит

Обследование объекта

Заявка

Обслуживание объекта по заявке

Монтаж

Монтаж согласно договора

ПНР

Пусконаладочные работы

Испытание ВПВ

Испытание пожарного водопровода на подоотдачу

Стоп

Невозможность выполнить работы или посетить объект

Ошибка

Обнаружены ошибочные данные

Типы систем (пример)

ПП

Противопожарные преграды: огнезадерживающий клапан, противопожарные двери, противопожарные шторы

по тебованию

мультигруппа

Сопровождение

Сопровождение объекта, программирование и пусконаладка

раз в месяц

мультигруппа

ФЭС

Фотолюминесцентная эвакуационная система

раз в месяц

мультигруппа

Автоматика ВПВ

Автоматика внутреннего противопожарного водопровода

раз в пол года

мультигруппа

АПДЗ

Автоматика противодымной защиты

по тебованию

мультигруппа

АПС

Автоматическая пожарная сигнализация

раз в месяц

мультигруппа

АРМО

Автоматизированное рабочее место оператора

раз в месяц

мультигруппа

АУГП

Автоматическая установка газового пожаротушения

раз в месяц

мультигруппа

НПВ

Наружный противопожарный водопровод

раз в пол года

мультигруппа

НСУП

Насосная станция устнановки пожаротушения

раз в месяц

мультигруппа

ОВ

Общеобменная приточно-вытяжная вентиляция

раз в квартал

мультигруппа

Огнетушители

Огнетушители

раз в месяц

мультигруппа

ОПС

Охранно-пожарная сигнализация

раз в месяц

мультигруппа

ОС

Охранная сигнализация

раз в месяц

мультигруппа

ПГ

Пожарный гидрант

раз в месяц

мультигруппа

ПДВ

Противодымная вентиляция

раз в месяц

мультигруппа

ППА

Противо пожарная автоматика

по тебованию

мультигруппа

ПШ

Пожарные шкафы

раз в месяц

мультигруппа

СКС

Структурированная кабельная система

раз в месяц

мультигруппа

СКУД

Система контроля и управления доступом

раз в месяц

мультигруппа

Стрелец

Стрелец

раз в месяц

мультигруппа

СУПДЗ

Система управления противодымной защитой

раз в месяц

мультигруппа

УЛ

Управление лифтами

раз в месяц

мультигруппа

УМК

Устройство мониторинга и контроля с единой диспетчерской и ситемой оповещения от компании ООО 'ТЕХНОКОМ'

раз в месяц

мультигруппа

Шлагбаум

Шлагбаум

раз в месяц

мультигруппа

Для системы, у которой отмечен признак "Фиксированная стоимость работ (одна в группе)" производится вычитание стоимости выполняемых работ из годовой стоимости договора кратное периоду выполнения работ.

Структура данных

Множественная привязка объектов к договору

Множественная привязка договоров к объекту

* Объект – отдельный адрес.

Добавление нового договора

После получения нового подписанного договора он должен быть заведён в систему MONITORING , для это необходимо открыть страницу добавления нового договора /grossbuh/offers/add/, пункт меню: «Бухгалтерия» - «Договоры» - «Добавить договор»

На открывшейся странице заполнить все данные по договору, после чего нажать кнопку применить.

Номер договора заводится в формате: {"номер договора" от "ДД.ММ.ГГ." г.} пример: "211/03-ОУ от 16.03.18 г."

Между номером, предлогом "от" и сокращением "г." - ставится одинарный пробел. Регистр символов (заглавные или строчные) должен быть как в подписанном договоре.

Примеры правильного заведения номеров договоров:

"223-19-100-15 от 01.03.19 г."

"22/19-ТО от 01.01.19 г."

"31807255680/19 от 01.01.19 г."

Примеры неправильного заведения номеров договоров:

"16/19-ТО от 20.05.19г." (между датой и сокращением "г." нет пробела)

"16/19-ТО от 20.05.2019 г." (не верный формат даты, должно быть: ДД.ММ.ГГ)

"16/19-ТО от 20.05.19 г." (двойной пробел, вместо одинарного)

"№ 16/ТО-ОС от 20.05.19 г." (Символ "№" не требуется)

"16/19-ТО от20.05.19 г." (предлог "от" не обрамлён пробелами с обеих сторон)

"16/19-ТО 20.05.19 г." (нет предлога "от")

"16/19-тО от 20.05.19 г." (неверный регистр)

"16/19-ТО" (нет предлога "от", даты и сокращения "г.")

Добавьте файл сканированного подписанного договора на вкладке «Файлы». Приложения к договору, также как и дополнительные соглашения, должны быть прикреплены в файлах к договору.

Если подписанный договор не вернулся с подписи, установите отметку «Договор не вернулся с подписи» на вкладке «Описание».

Добавление нового объекта

Для добавления объекта в систему MONITORING необходимо открыть страницу добавления нового объекта /devices/add/, пункт меню: «Объекты» - «Добавить объект»

На открывшейся странице обязательно заполнить данные по объекту в порядке:

- контрагент;

- адрес объекта;

- наименование объекта;

- департамент;

- обслуживается организацией.

Вводите адрес с указанием города.

Адрес в обязательном порядке заполняется через форму «Определить координаты по адресу», для этого нажмите «+» на синем фоне заголовка панели справа.

Нажмите кнопку «Получить». Если отображённый адрес на сером фоне верен, нажмите кнопку «Заполнить», иначе, отредактируйте адрес так, чтобы система смогла его распознать.

Избегайте ввода лишней информации в адрес до момента заполнения данных, это затрудняет системе поиск координат.

Скомпонуйте название объекта по формуле:

{"Улица, дом, корпус " - "Контрагент" ("Дополнительное описание")}

Дополнительное описание помогает пользователям системы быстро находить объекты и может отражать общепринятые названия. Дополнительное описание не обязательно для формирования наименования.

Заполните остальные данные по объекту, которые вам известны.

Привязка существующего объекта к договору

Откройте страницу договора и перейдите на вкладку «Объекты», нажмите кнопку «Найти объекты из списка добавленных», укажите адрес для поиска (Не нужно вводить адрес полностью укажите улицу).

Установите галку у тех объектов, которые нужно связать с договором и нажмите кнопку «Добавить».

Привязка нового объекта к договору

Откройте страницу договора и перейдите на вкладку «Объекты», нажмите кнопку «Найти объекты из списка добавленных», укажите адрес для поиска (Адрес вводится полностью, с указанием города).

Если определившийся адрес верен, нажмите кнопку «Продолжить», иначе, отредактируйте адрес так, чтобы система смогла его распознать.

Заполните «Наименование» и прочую информацию.

Проверьте скомпонованное название объекта, при необходимости допишите общепринятое название в скобках. Заполните контактные данные и нажмите кнопку «Добавить».

Указание группы «Системы – техники»

Откройте страницу договора и перейдите на вкладку «Объекты».

Нажмите кнопку «+ системы и техников»

Отметьте системы, период их обслуживания и укажите одного или несколько техников, за которыми будут закреплены эти системы.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Если необходимо изменить системы, техников или период обслуживания – нажмите кнопку редактировать в необходимой группе.

Для удаления группы снимите все отмеченные в ней галки и нажмите «Сохранить».

Печать информационного листа объекта

Откройте страницу объекта и перейдите на вкладку «Печать».

Нажмите на кнопку «Открыть» в блоке «Файл с QR Code маленький для…»

Проверь правильность отображённых данных и нажмите кнопку печать.

Поиск объектов и договоров в системе

Поиск осуществляется через поле ввода в шапке.

Установите курсор в поле ввода, введите слово для поиска и нажмите «Enter» на клавиатуре.

Ознакомьтесь с результатами поиска. Если отображается слишком много позиций, уточните поисковый запрос.

Неактивные договора в поиске отражаются на сером фоне, приостановленные на светлооранжевом.

Копирование договора

В случае если с заказчиком подписан новый договор идентичный по системам и объектам с имеющимся в системе, можно скопировать существующий договор.

Откройте страницу просмотра договора и откройте панель копирования договора нажав на кнопку «Копирование договора и свойств».

В открывшейся панели оставьте выделенными те пункты, которые должны быть скопированы, после чего нажмите кнопку «Копировать».

В открывшемся новом договоре исправьте «Номер договора», сроки действия и иные параметры, если это необходимо.

Копирование объекта

Для копирования существующего объекта откройте страницу просмотра объекта, далее панель копирования объекта нажав на кнопку «Копирование объекта и свойств».

В открывшемся новом договоре исправьте «Наименование объекта», адрес и иные параметры, если это необходимо.

Добавление комментариев в договор

Комментарий добавляется к договору при оповещении заказчика о необходимости возврата документов, оплате задолженностей или изменении закреплённых за объектами техников.

Для добавления комментария откройте страницу договора и перейдите на вкладку «Комментарии».

В панели добавления комментарий нажмите «+».

Заполните поля «Действие», «Тема» и «Комментарий», после чего нажмите кнопку «Добавить».

Ваш комментарий отобразится в списке имеющихся комментариев сверху.

Контроль сроков договоров

Контроль сроков договоров осуществляется путём проверки писем от системы.

Оперативно проверить договора с истекающими сроками действия можно открыв страницу: /grossbuh/offers/report/1/ и нажав на кнопку «С предупреждениями».

Договора с предупреждениями имеют различный фон заливки в соответствии со степенью важности.

Договора с критически важной информацией (срок действия договора закончился) имеют розовую заливку и требуют максимального внимания и действий со стороны руководителя отдела.

Договора с истекающим сроком действия или с предстоящей пролонгаций имеют оранжевую заливку. Руководитель отдела должен быть оповещён о наличии договоров с истекающим сроком для принятия решения о подготовке нового договора или прекращения взаимодействия с контрагентом.

После запуска процедуры подготовки нового договора руководитель отдела выставляет галку «Договор подготавливается» т добавляет комментарий. Такие договора имеют голубую заливку.

Еженедельно, координатор выгружает отчёт «С предупреждениями по срокам», для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «С предупреждениями по срокам». Данный отчёт отправляется на почту руководителю отдела ТО.

Отчёт представляет собой Excell файл с информацией по договорам. Договор разнесены по вкладкам в соответствии с компанией обслуживающей договора.

Контроль приостановленных договоров

Контроль приостановленных договоров осуществляется путём проверки писем от системы.

Оперативно проверить приостановленные договора можно открыв страницу: /grossbuh/offers/report/1/ и нажав на кнопку «Приостановленные».

Приостановленные договора также требуют внимания. Причинами приостановки могут быть как внутренние, так и внешние факторы, такие как:

· подготовка письма о расторжении по просьбе заказчика;

· подготовка письма о расторжении из-за неуплат;

· срок действия договора завершился, но имеются незакрытые финансовые обязательства перед заказчиком;

· невозможность выполнять работы, указанные в договоре;

· ремонтные работы на объекте.

Информация о причине приостановки договора должна быть отражена в карточке договора в комментарии (Добавление комментариев в договор).

Еженедельно, координатор выгружает отчёт «Приостановленные», для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «Приостановленные».

Отчёт представляет собой Excell файл с информацией по договорам. Договора сгруппированы по статусу «Действующие» или «Приостановленные» и разнесены по вкладкам в соответствии с компанией обслуживающей договора. Данный отчёт отправляется на почту руководителю отдела ТО.

Контроль возврата подписанных договоров

Оперативно проверить договора с невозвращённым договором можно открыв страницу: /grossbuh/offers/report/1/ и нажав на кнопку «С невозвращённым договором».

Договора с невозвращённым подписанным экземпляром имеют значок «Восклицание» и «Документ» красного цвета.

Еженедельно, координатор выгружает отчёт «С невозвращённым договором», для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «С невозвращённым договором». Данный отчёт отправляется на почту руководителю отдела ТО.

Контроль задолженностей по оплатам

Оперативно проверить приостановленные договора можно открыв страницу: /grossbuh/offers/report/1/ и нажав на кнопку «Должники».

Договора, по которым ещё не выставлялись документы имеют надпись «Документы не выставлялись».

В случае полностью оплаченных документов, присутствует надпись «Документы оплачены»

При долге менее или равном сумме ежемесячного обслуживания надпись выполнена регулярным шрифтом и чёрным цветом.

При долге более двух, но менее или равной трёх сумм ежемесячного обслуживания надпись выполнена регулярным шрифтом и красным цветом.

При долге более трёх сумм ежемесячного обслуживания надпись выполнена жирным шрифтом и красным цветом.

Информация о взаимодействии с заказчиком, уведомлении его о неуплате, причинах неуплаты и сроках погашения задолженности должна быть отражена в карточке договора в комментарии (Добавление комментариев в договор).

Для избежания недоразумений, при долге со стороны заказчика более 2 сумм ежемесячного обслуживания, необходимо связаться с представителем заказчика и выяснить причину неуплат. Причина неуплат обязательно фиксируется в комментарии к договору.

Еженедельно, координатор выгружает отчёт «Должники (Более 2 месяцев)», для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «Должники (Более 2 месяцев)». Данный отчёт отправляется на почту руководителю Департамента ТО.

Печать реестра документов

При подготовке пакета документов, передаваемых техниками или курьером заказчику, необходимо воспользоваться инструментов выгрузки реестра документов, для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «Реестр документов». Данный реестр печатается и передаётся лицу которое будут передавать документы заказчику.

Реестр представляет собой Excell файл с информацией по договорам. Договора в файле реестра сгруппированы. Первая группа содержит договора, по которым документы выставлялись бухгалтерией компании в этом месяце, вторая группа те договора, по которым не было выставлено документов. По мимо этого, договора разбиты по техникам и компаниям.

Финансовый отчёт по договорам

Еженедельно, координатор выгружает отчёт «Финансовый короткий», для этого открывает страницу: /grossbuh/offers/report/1/, далее панель выгрузки отчётов и нажимает на кнопку «Создать» в блоке «Финансовый короткий». Данный отчёт отправляется на почту руководителю компании.

Отчёт представляет собой Excell файл с информацией по договорам. Договора сгруппированы по статусу «Действующие» или «Приостановленные», «Департаменты» и «Компании».

Техническое обслуживание объектов

Техническое обслуживание объекта проводится на основании договора. Системы находящиеся на обслуживании указаны во вкладке "Договора | Системы | Техники".

Порядок проведения технического бслуживание Подсказки

Прибыв на объект, техник выполняет следующие действия:

Сразу по прибытию на объект открывает посещение объекта, для этого необходимо:
отсканировать QRCode на информационном листе объекта,

и открыв ссылку в браузере,

выполнить следующие действия:
- нажать нажать на иконку "Журнал";
- нажать на вкладку иконкой "Play";
- выбрать вид работ;
- нажать кнопку "Начать";
- закрыть вкладку браузера.
После завершения технического обслуживания закрыть посещение объекта, для этого необходимо:
отсканировать QRCode на информационном листе объекта, и открыв ссылку в браузере, выполнить следующие действия:
- добавить фото журнала с росписями о выполнении технического обслуживания;
- добавить фото актов подписанных заказчиком, представителем заказчика или лицом уполномоченным на подписание актов о выполнении технического обслуживания;
- при необходимости добавить комментарий;
- нажать кнопку "Завершить";
- закрыть вкладку браузера.

WiKi

Типовые обязанности

Типовые обязанности техника

Проводить работы на объекте заказчика в чистой спецодежде, в опрятном виде (всегда).
Соблюдать требования безопасности при проведении работ на объектах (всегда).
Производить техническое обслуживание закреплённых объектов согласно регламента (в сроки оговоренные в договоре, информация об обслуживаемых системах и периодичность обслуживания отражена в карточках объекта во вкладке "Договоры | Системы | Техники").
По запросу руководителя отдела ТО производить обследование новых объектов и предоставлять акт обследования объекта (по необходимости).
Реагировать на заявки заказчиков в срок указанный в договоре (по необходимости).
При начале проведения, приостановке, отмене и завершении любого типа работ - оставлять информацию в системе MONITORING (всегда, если иное не оговорено РО, РД, РК).
Сохранять в системе фото, выполненные с хорошей фокусировкой и резкостью, достаточной для восприятия с информации, которую вы на них хотите отразить. (всегда)
Выполняя на объекте любой тип работ, не связанный с ТО - проводите и ТО тоже, если это возможно и требуют сроки согласно договора (всегда, если иное не оговорено РО, РД, РК или условиями договора).
Выполняйте ТО согласно регламента на закреплённых объектах до 25 числа каждого месяца (всегда, если иное не оговорено РО, РД, РК или условиями договора).
Передавать документы заказчику и своевременно возвращать их в офис (по необходимости).
Если заказчик или его представитель не подписывают журнал, технический акт, финансовые или юридические документы необходимо оставить комментарий с подробной информацией об этом в системе MONITORING (всегда).
Выполняя работы на объекте оставлять в комментарии к работам жалобы и пожелания заказчика или его представителя (по необходимости).
Оставлять комментарий о необходимости проведения РВ с кратким описанием (по необходимости).
Работы выполненные на объекте и не подтверждённые подписью заказчика или его законного представителя могут быть не оплачены. (важно знать).
Выполнил работу - отметь в системе, не смог выполнить работу - два раза отметь с комментарием! (важно знать).

РК - руководитель компании.
РД - руководитель департамента.
РО - руководитель отдела.

Типовые обязанности информационного координатора

Заведение новых договоров или объектов в систему (по необходимости).
Контроль ведения контактной информации в объектах и договорах. Принимается от техников и/или кураторов объектов (по необходимости).
Коррекция информации по существующим договорам или объектам (по необходимости).
Контроль отчёта о завершающихся и приостановленных договорах, информирование руководителя отдела по данному отчёту (ежедневно, отправка отчёта руководителю отдела ТО - еженедельно).
Контроль отчёта о неуплатах по выполненным работам и уведомление заказчика путем звонка с рабочего телефона или отправке электронного письма с электронной почты компании. В случае неготовности оплаты заказчиком документов по договорам, информировать руководителя отдела для принятия решения о целесообразности продолжения работ или расторжения договора (еженедельно, отправка отчёта руководителю отдела ТО - еженедельно).
Подготовка реестра документов, передаваемых техникам для заказчика.
Сбор документов, поступивших от заказчика через техников или курьеров.
Контроль приостановленных договоров (еженедельно, отправка отчёта руководителю отдела ТО - еженедельно).
Контроль отчёта о возврате финансовых документов и актов (еженедельно, отправка отчёта руководителю отдела ТО - еженедельно).
Подготовка информационных листов для объектов (по необходимости).
Подготовка сводного финансового отчёта по департаментам и предоставление его руководителю компании (по пятницам и в последний рабочий день месяца).

Типовые обязанности руководителя отдела ТО

Проверка выполненных на объектах работ путём проверки в системе на странице Просмотр обслуживаний объектов выполненных работ (ежедневно).
- При наличии комментария о необходимости проведения РВ, уточняет у техника что именно необходимо сделать на объекте и готовит коммерческое предложение на выполнение РВ.
- Если при проведении работ было установлено оборудование со склада создаёт заявку на пополнение материально-технических средств.
- В случае отсутствия фото акта выполненных работ или журнала ТО, возобновляет выполнение ТО и оставляет комментарий о причине возобновления.
Контроль отчёта, предоставляемого информационным координатором о завершающихся и приостановленных договорах (ежедневно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно). Уведомление клиента о завершении действия договора, выяснение и обобщение жалоб и пожеланий от заказчика за период обслуживания его объекта(ов), оставляет об этом комментарий в карточке договора, а при необходимости и в карточке объекта. Подготовка заявок в юридический отдел о необходимости подготовки нового договора. В случае если заказчик имеет желание прекратить взаимоотношения с компанией, необходимо выяснить причину и постараться её устранить. Если клиент категоричен в нежелании подписания нового договора, необходимо оповестить руководителя компании.
Контроль отчёта о приостановленных договорах предоставляемый информационным координатором (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно). В случае если можно принять меры к возобновлению действия договора, принимает их.
Контроль отчёта о неуплатах по выполненным работам предоставляемого информационным координатором (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно).
- В случае если заказчик отказывается оплачивать выставленные и подписанные счета более двух месяцев, руководитель отдела извещает заказчика о намерениях приостановить действие договора путём передачи заказчику лично или через курьера официального письма, оставляет об этом комментарий в карточке договора и информирует об этом руководителя компании.
- В случае если заказчик отказывается оплачивать выставленные и подписанные счета более трёх месяцев, руководитель отдела создаёт в 1С заявку в юридический отдел на подготовку документов на приостановлении обслуживания объектов по договору в связи с неуплатой со стороны заказчика. По готовности документов передаёт их заказчику лично или через курьера, оставляет об этом комментарий в карточке договора и информирует об этом руководителя руководителя компании.
Контроль отчёта о возврате финансовых документов и актов предоставляемый информационным координатором, принимает меры к возврату документов в офис, (запрос дубликатов актов, отправка курьера, личная встреча) оставляет об этом комментарий в карточке договора и информирует об этом руководителя компании (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно). Если заказчик целенаправленно не подписывает акты, необходимо узнать причину и принять меры к её устранению, оставить об этом комментарий в карточке договора, а при необходимости в карточке объекта, после чего проинформировать об этом руководителя компании (руководителя компании).
Контроль короткого финансового отчёта, предоставляемого информационным координатором (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании).
Тестирование техников на знание нормативов по обслуживаемым системам (ежемесячно, отправка отчёта руководителю компании).
Обучение техников по выявлению неисправностей в обслуживаемых системах, их монтажу и программированию (два раза в месяц, отправка плана руководителю компании).
Учёт выполненных работ техниками и подаёт информацию руководителя компании (ежемесячно).
Контроль полного финансового отчёта, предоставляемого информационным координатором (ежемесячно, отправка отчёта руководителю компании).
Контроль отчёта загруженности техников и распределение объектов между техниками (ежемесячно, отправка отчёта руководителю компании).
Обследования новых объектов, подготовка информационных листов и заведение объектов в систему (по необходимости).
Распределение и закрепление объектов за техниками (по необходимости).
Изменение контактной информации в объектах и договорах. Принимается от техников и/или кураторов объектов (по необходимости).
Создание заявок в 1С на подготовку смет и дополнительных соглашений при проведении РВ на объектах (по необходимости).
Подготовка объектовых листов по результатам информацию поступившей от руководителя отдела ТО и передачу их в бухгалтерию. (еженедельно). Стоимость выполнения дополнительных работ для компании и заработный фонд для техников фиксируется в системе.

Типовой план работы руководителя отдела ТО

№ п/п

Фунуционал

По необходимости

пн

вт

ср

чт

пт

сб

вс

пн

вт

ср

чт

пт

сб

вс

пн

вт

ср

чт

пт

сб

вс

пн

вт

ср

чт

пт

сб

вс

пн

вт

Проверка выполненных на объектах работ путём проверки в системе на странице Просмотр обслуживаний объектов выполненных работ.

Контроль отчёта, предоставляемого информационным координатором о завершающихся и приостановленных договорах.

Контроль отчёта о приостановленных договорах предоставляемый информационным координатором.

Контроль отчёта о неуплатах по выполненным работам предоставляемого информационным координатором.

Контроль отчёта о возврате финансовых документов и актов предоставляемый информационным координатором, принимает меры к возврату документов в офис.

Контроль короткого финансового отчёта, предоставляемого информационным координатором (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании).

Тестирование техников на знание нормативов по обслуживаемым системам.

Обучение техников по выявлению неисправностей в обслуживаемых системах, их монтажу и программированию.

Учёт выполненных работ техниками и подаёт информацию руководителя компании.

Контроль полного финансового отчёта, предоставляемого информационным координатором.

Контроль отчёта загруженности техников и распределение объектов между техниками.

Обследования новых объектов, подготовка информационных листов и заведение объектов в систему.

Распределение и закрепление объектов за техниками.

Изменение контактной информации в объектах и договорах. Принимается от техников и/или кураторов объектов.

Создание заявок в 1С на подготовку смет и дополнительных соглашений при проведении РВ на объектах.

Подготовка объектовых листов по результатам информацию поступившей от руководителя отдела ТО и передачу их в бухгалтерию. Стоимость выполнения дополнительных работ для компании и заработный фонд для техников фиксируется в системе.

Типовые обязанности рководителя департамента ТО

Осуществлять контроль короткого и полного финансового отчёта, предоставляемого информационным координатором (ежемесячно, отправка отчёта руководителю компании).
Осуществлять контроль отчёта загруженности техников, предоставляемого руководителем отдела ТО и распределение объектов между техниками (ежемесячно, отправка отчёта руководителю компании).
Контролирует проведение обучения техников руководителем отдела ТО. (два раза в месяц, отправка отчёта руководителю компании).
Контролирует создание и выполнение плана обучения техников руководителем отдела ТО (раз в полгода, отправка отчёта руководителю компании).
Осуществляет контроль обследования новых объектов, подготовки информационных листов и заведение объектов в систему руководителем отдела ТО или информационным координатор (по необходимости).
Контроль отчёта, предоставляемого руководителем отдела о завершающихся и приостановленных договорах (ежедневно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно). Помогает руководителю отдела в сложных переговорах.
Контролирует отчёт о неуплатах по выполненным работам предоставляемый руководителем ТО (еженедельно, отправка отчёта руководителю департамента ТО - еженедельно).
- В случае если заказчик отказывается оплачивать выставленные и подписанные счета более двух месяцев, руководитель отдела извещает заказчика о намерениях приостановить действие договора путём передачи заказчику лично или через курьера официального письма, оставляет об этом комментарий в карточке договора и информирует об этом руководителя департамента (руководителя компании).
- В случае если заказчик отказывается оплачивать выставленные и подписанные счета более трёх месяцев, руководитель отдела создаёт в 1С заявку в юридический отдел на подготовку документов на приостановлении обслуживания объектов по договору в связи с неуплатой со стороны заказчика. По готовности документов передаёт их заказчику лично или через курьера, оставляет об этом комментарий в карточке договора и информирует об этом руководителя департамента (руководителя компании).
Создаёт заявки в 1С на подготовку смет и дополнительных соглашений при проведении РВ на объектах (по необходимости).
Контролирует отчёт о возврате финансовых документов и актов предоставляемый руководителем отдела ТО, принимает меры к возврату документов в офис (еженедельно, отправка отчёта руководителю департамента - еженедельно).
Контролирует отчёт о приостановленных договорах предоставляемый руководителем отдела ТО (еженедельно, отправка отчёта руководителю компании - еженедельно).
Осуществляет проверку выполненных на объектах работ путём проверки в системе на странице Просмотр обслуживаний объектов выполненных работ (ежедневно).
- При наличии комментария о необходимости проведения РВ, уточняет у техника что именно необходимо сделать на объекте и готовит коммерческое предложение на выполнение РВ.
- Если при проведении работ было установлено оборудование со склада создаёт заявку на пополнение материально-технических средств.
- В случае отсутствия фото акта выполненных работ или журнала ТО, возобновляет выполнение ТО и оставляет комментарий о причине возобновления.
Осуществляет подготовку объектовых листов (Скачать шаблон объектового листа) по результатам информацию поступившей от руководителя отдела ТО и передачу их в бухгалтерию. (еженедельно). Стоимость выполнения дополнительных работ для компании и заработный фонд для техников фиксируется в системе.